最大1日1時間の事務処理を削減！カスタム台帳テンプレート機能で会社の”色”を残した報告書の作成が可能に  | 株式会社ピコイ

貴社の事業や、注力している事業について教えてください。

ピコイは、シロアリ駆除をメイン事業とし、防水・防熱工事など「建物の問題解決」に取り組む会社です。
またピコイは、全国に事業を展開しています。国内からのご連絡であれば、即座に高品質なサービスをご提供できるのが強みです。

写真台帳作成の事務処理に時間がかかっていた

弊社では「写真台帳作成の事務処理に時間がかかりすぎる」という課題を抱えていました。
まず弊社が実施する業務は、現場作業がメインです。作業中の状況報告をクライアントに報告しなければならないことはもちろん、施工前・施工後の状況を写真に収め、写真台帳を作成して提出しなければなりません。
このとき、社員1人1人に支給されているスマートフォンがあるため、写真撮影はスムーズに実施できます。しかし、帰社後におこなう写真整理や台帳の記入などに、どうしても時間がかかりました。

例えば、写真の取り込みや整理に手間がかかるほか、掲載する写真の厳選、記入する内容を考えるといったポイントにかなりの時間を割いていました。また、作成者によって台帳の書き方がバラバラになることに困っていました。
現在の業務量を考えると、今よりも効率よく写真台帳をまとめなければなりません。そういった焦りがあったことから、すぐに写真台帳作成の効率化を検討し始めました。

写真台帳を統一化できると知り「ミライ工事アプリ」を導入

写真台帳作成の効率化を図るにあたり、まず考えなければならなかったのが「支給されているスマートフォンの活用」と「写真台帳の作成を統一化できる仕組みづくり」です。

弊社では、社員1人1人にスマートフォンが支給されているので、現場の写真撮影はスマートフォンで実施していました。そのため、現場スタイルを替えることなく効率化を図りたいという考えが念頭にありました。
また、弊社には写真台帳の品質の悩みがあったので、品質アップのために台帳を統一化できるアプリがないか探し始めました。そこで出会ったのが「ミライ工事アプリ」です。

「ミライ工事アプリ」は取引先も利用しているアプリですので、名前だけ知っているような状態でした。もちろん他にも工事写真台帳アプリはありますが、検討の結果、弊社の悩みを広く解決してくれるのは「ミライ工事アプリ」だろうという結論に至り、アプリ導入をスタートしました。

「ミライ工事アプリ」の導入で事務処理の一部を現場で完結できるようになった

「ミライ工事アプリ」を導入した結果、これまで帰社後に作業しなければならなかった事務作業の一部を、現場で完結できるようになりました。

例えば、写真撮影と同時に、現場状況を台帳に記入できるようになりました。また現場は2人体制で動くため、写真整理や写真の挿入を事務所に戻る自動車の中で実施できるようになりました。
これまでは、台帳作成の業務をすべて帰社後に実施していました。対して「ミライ工事アプリ」を導入してからは、一部の事務処理を除き、ほとんどの作業を現場で完結できています。

実際にどれくらい作業効率化できたのか計算してみたところ、作業が早い人で、毎日1時間ほど仕事を削減できるようになりました。もちろん従業員によって差はあるので、今後はすべての従業員が1日1時間の作業時間を削減できるように改善していきたいと考えています。

「ミライ工事アプリ」のカスタム台帳テンプレートに使い勝手の良さを感じる

「ミライ工事アプリ」を使っていて便利だなと感じるのが、Excelデータなどを自由にテンプレート化できる「カスタム台帳テンプレート」という機能です。

弊社がこれまで作成してきた写真台帳のフォーマットに揃えられることはもちろん、Excelと同じように、任意で文字入力や写真の挿入を実施できます。また、マクロを組んだときのように、操作できる場所・できない場所も設定できるので、使い勝手がよく、かなり有効活用しています。

ちなみに、ミライ工事の担当スタッフの方から「カスタム台帳テンプレートを作成するのは難しさを感じるかもしれない」と伺っていましたが、私はあまり難しいと思いませんでした。マニュアルも用意されているので、すぐに会社の色を残した台帳テンプレートを準備できます。

「ミライ工事アプリ」は管理者の業務把握にも役立つ

弊社では主に、写真台帳作成の効率化を目的として「ミライ工事アプリ」を導入していますが、もうひとつ管理者という立場の方が使う業務把握に役立つアプリだと感じています。

「ミライ工事アプリ」はクラウドでデータを共有できるため、リアルタイムに情報を共有できるのが特徴です。今現場でどのような作業を実施されているのか写真で把握できるので、出張や外出の多い管理者であるほど、管理業務を実施しやすくなるはずです。

「ミライ工事アプリ」は導入後も手厚いサポートを実施してくれる

「ミライ工事アプリ」を導入して良かった点として、手厚いサポートがあります。

導入サポートを実施していただけたことはもちろん、質問や疑問を投げかけると、すぐに求める答えをいただけます。トライアル期間中からずっと寄り添ったサポートを提供してくれたことも含めて、本格導入に進む良いきっかけとなりました。
これから先も、分からないことや新たな取り組みについて、ご協力していただけると幸いです。

現場作業・報告書作成に取り組むすべての会社におすすめ

「ミライ工事アプリ」は、現場作業を実施する会社はもちろん、一連の流れとして写真台帳などの報告書を作成する会社におすすめのアプリです。

多くの会社には、現場の仕事は「持ち帰って整理するもの」だという考えが定着していますが、クラウドを活用したアプリがあれば、そのうちの何割かを現場作業中に完了できます。早めに仕事を終えられるようになれば、その後に待ち受けている大きな仕事に集中しやすくなるので、持ち帰り作業を減らしたいのであれば「ミライ工事アプリ」などの工事写真台帳アプリがあると便利です。

ありがとうございました。