クラウドで工事写真を共有するメリットとは？アナログな共有方法のリスクも解説

業務のなかで何度も撮影・作成しなければならない工事写真や台帳について「膨大なデータ管理が面倒だ」「オフラインでのデータ管理に限界を感じている」とお悩みではないでしょうか。
それならぜひ、工事写真や台帳をクラウドで管理してみてください。

この記事では、工事写真・台帳をクラウド管理すべき理由やメリットについて解説します。逆にクラウド以外の方法で管理をするときに起こるリスクも紹介しているので、管理手法を検討する参考にしてみてください。

工事写真はクラウド共有するのがおすすめ

結論として、効率よく工事写真や台帳のデータを管理したいのなら、クラウド共有をするのがおすすめです。

クラウド共有は、インターネット上にあるデータ保管庫のようなもので、インターネット環境とアクセス権限さえあれば、世界中のどこからでもデータにアクセスできます。まずは、工事写真の管理をクラウドで実施すべき理由についてまとめました。

【理由1】建設現場の複数関係者とスムーズにデータを共有できる

工事写真のデータ管理をクラウド化すれば、関係者間のデータのやり取りを効率化できます。

まず建設現場で工事写真の撮影や台帳の整理をする場合、写真撮影を手分けして対応するケースも少なくありません。しかし、各人がデジカメなどを利用して撮影をつづけてしまうと、帰社後にしかデータを共有できなくなります。
その結果、事務所スタッフとの連携を取れず、撮影者自らがデータをパソコンに移行したり、台帳を作成したりと、帰社後の作業増加といった問題が起きてしまうでしょう。

一方で、写真といったデータ管理にクラウドを活用すれば、現場監督、施工管理者、発注者、協力会社など、関係者全員がリアルタイムでデータを閲覧・共有できます。また、クラウドを利用することで、遠隔地にいる関係者もその場で最新の写真の確認が可能です。

【理由2】撮影したデータを複数名で把握できる

現場写真や台帳のデータをクラウド共有すれば、同じデータを複数の担当者が同時に次の行動を実施できるようになります。

• 閲覧
• 編集
• コメントやフィードバック
• データの入れ替え

例えば、現場監督が写真をアップロードすると、遠隔地の管理者が即座に確認して指示を出せるようになります。ほかにも現場スタッフが撮影したデータを事務所スタッフに共有したのち、事務所スタッフが作成した台帳のデータを、また現場スタッフが確認するというように、距離に関係なく効率的な連携を図れるのが魅力です。

さらに、写真や台帳のデータをフォルダごとに整理することで、特定のプロジェクトや作業工程ごとの写真を簡単に検索・閲覧できます。管理作業における大幅な時間の節約ができるため、オフラインでの管理と比べてスタッフの負担を削減しやすくなるでしょう。

【理由3】デバイスを紛失してもクラウドにデータが残る

データをクラウドで共有できる環境を整えておけば、トラブルで撮影デバイスを紛失したとしても、データだけは無事に保管しておけます。
例えば点検業務などに対応する際には、山道などを移動する関係で機材を壊してしまうかもしれません。また水没して故障が起き、データが消えてしまうリスクもあります。

一方で、クラウドに写真をアップロードしておけば、デバイスを紛失してもデータが失われることはありません。重要な工事記録の損失リスクを最小限に抑えられるため、安全なデータ管理をしたい場合には、クラウド共有が最適です。

クラウド以外の方法で工事写真を撮影・共有するリスク

クラウドを利用せずにオフライン上で工事写真や台帳のデータを管理すると、以下で紹介する3つのリスクが発生するかもしれません。

【リスク1】担当者が帰社するまでデータを共有できない

USBメモリやmicroSDカードを利用してデータを保存する場合、担当者が事務所に戻るまで写真を共有できません。
特に現場と事務所との距離が離れていると、どんなに急いでいても帰社後（夜遅く）にしか作業をスタートできない点に注意が必要です。

場合によっては「翌日までに台帳を準備しなければならない」など、早急な対応を求められるケースもあるため、確認作業が遅れたり、問題の早期発見・対応が遅れたりするリスクに注意しなければなりません。

【リスク2】USB管理・メール共有で工事写真管理が煩雑化する

工事写真や台帳のデータを、USBで管理したり、メール共有で関係者にデータを送信したりすると、小さなミスが多くの関係者の混乱を招く恐れがあります。

まず撮影者ごとにファイル名称がバラバラだった場合、フォルダ管理を徹底しないと、必要な写真を探すのに時間がかかり、作業効率が低下します。また、メールでの共有は誤送信のリスクもあり、情報漏洩の懸念もあるでしょう。
さらにはメール送信をすると、各関係者がひとつずつデータを所有することになり「ひとつの情報のために同じデータをいくつも所有しなければならない」といった負担が発生しやすい点にも注意が必要です。

【リスク3】紛失すると再撮影が必要になる

オフラインで写真や台帳を管理する際によく用いられる「USBメモリ」「SDカード」ですが、オフラインでしか利用できないため、紛失すると保存されていた写真が取り戻せなくなります。

またミスが発覚した場合には、現場に再度訪問して写真を撮影し直す必要も出てくるでしょう。工数の増加やスケジュールの遅れにつながる可能性があることはもちろん、特に、再撮影が難しい場所、工事が終わって再撮影できないような状況に陥った場合には、大きな影響を及ぼすことになるかもしれません。

クラウドで工事写真を共有するメリット

前述した複数のリスクを回避するためにクラウド共有の仕組みへ移行すれば、3つのポイントでメリットがあります。

【メリット1】いつでも・誰でも工事写真にアクセスできる

クラウド環境を整備すれば、インターネット環境がある場所であれば、どこからでも工事写真を共有・確認できます。
現場以外の担当者にもリアルタイムで状況を伝えられることはもちろん、個別で写真データを送信する必要がなくなります。また、関係者ごとにアクセス権限を設定できることから、不必要な情報へのアクセス制限をかけられるのも魅力です。

【メリット2】microSDなどのデータ容量を気にしなくて済む

クラウドストレージを活用すれば、ローカルのデータ容量を気にすることなく写真撮影が可能です。
スマートフォン本体の容量、デジカメに搭載しているmicroSDの容量などに依存している場合、大規模な工事現場だと容量がいっぱいになり、一度データをパソコンまで写しに戻らなければなりません。

一方でクラウドは、その場の状況に応じて容量の拡張に対応できます。大量のデータをクラウド上で管理できることから、写真データはもちろん、業務プロジェクト全体のデータを保管できるのが魅力です。

【メリット3】 バージョン管理やログ追跡ができる

クラウド共有では、常にバックアップデータの復旧が可能です。
もしデータを移動させてなくしたとしても、いつどのタイミングでデータが亡くなったのかログを追跡できるほか、サルベージできます。

「誤って別のデータを編集してしまった」「必要なデータを消してしまった」などのオフライン上でも起こるトラブルを防止できることから、もしものときに備えた管理体制を整えられるのもメリットです。

工事写真のクラウド共有は工事写真アプリでの管理がおすすめ

工事写真や台帳、また工事関連の一連データをまとめて管理したいなら、工事写真アプリを導入するのがおすすめです。例えば工事写真アプリには、次のような機能が備わっています。

• 写真の自動分類
• タグ付け
• 共有機能

手作業で振り分けをするよりも効率よく管理ができることはもちろん、タグ付けが可能であることから、検索機能を使うだけですばやく必要なデータだけをピックアップできます。

また一部の工事写真アプリには、AIを活用して写真の自動整理や補正を行う機能もあります。クラウドを使ってデータを管理するだけではなく、写真や台帳を管理できるため、現場で写真を撮る機会が多いという場合には、ただクラウドサービスを契約するよりも、工事写真アプリに搭載されているクラウド共有機能を使うのがお得です。

工事写真アプリ「ミライ工事写真」で解決できる現場写真の課題

クラウド共有に対応している工事写真アプリは複数ありますが、そのなかでも豊富な用途に利用できるアプリをお探しなら「ミライ工事写真」がおすすめです。

以下より、ミライ工事写真ならではの魅力を3つ紹介します。

写真共有をスムーズに実施できるクラウドベースを採用

ミライ工事写真には、本記事のメインの題材であるクラウド共有機能が搭載されています。
写真・台帳データはもちろん、図面や資料データなど、すべてのデータをクラウド上で管理できるのが魅力です。さらには電波の届かない場所でもアプリを操作でき、後ほど電波が届く場所に行った際に、自動でクラウド上にデータが共有されます。

また写真データはフォルダ分けをして管理できるため、管理が煩雑化する心配もありません。手軽に利用できるクラウドベースのアプリをお探しなら、ぜひミライ工事写真をチェックしてみてください。

任意のフォルダ階層での写真ダウンロードが可能

ミライ工事写真では、台帳に保存された写真データをダウンロードする場合に、任意のフォルダ階層を指定できます。

写真を撮影する際の黒板や写真テキスト情報をもとにフォルダの階層分けのルールを指定でき、フォルダ階層のままダウンロードできます。施工ブロック毎、工種毎、品質検査毎に手作業でフォルダ振り分けする作業がなくなります。また、帳票やフォーマットに合わせて必要な写真データだけを抽出できるので、新たに写真を整理する手間を省くことができます。

高セキュリティのデータ共有でクライアント・関係者からの信頼を確保

ミライ工事写真は、改ざん検知機能や台帳データ紛失復元サポートといった機能が搭載されているため、セキュリティトラブルを防止しやすいのが魅力です。
例えば、写真撮影時に掲載する電子小黒板は、改ざん等が禁止されています。対してミライ工事写真は、工事写真の撮影や台帳作成における改ざん防止を証明する「J-COMSIA認定」を取得しているため、業務への適用が可能です。

なかには、情報漏えいや改ざんのリスクを踏まえて利用を許可してもらえないアプリも見つかるため、信頼できるアプリを導入したい方はミライ工事写真をおすすめします。

工事写真の共有はクラウド工事写真アプリ「ミライ工事写真」で解決しよう

ここまで、電子小黒板を利用するメリット・デメリット、写真台帳を改ざんするリスクについて紹介してきましたが、国土交通省が定めるルールを満たし、セキュリティ対策にも対応できる写真管理アプリをお探しなら「ミライ工事アプリ」をおすすめします。

iPhone, iPadの方はこちら Apple Store

Android機種の方はこちら Google Play

ミライ工事アプリは、現場で手軽に工事写真台帳を作成できるアプリケーションです。無料から使うことができ、オンライン環境はもちろん、電波が通じないオフライン環境でも写真撮影や電子小黒板を作成できます。

また、ミライ工事アプリはJ-COMSIA認定を受けていることから、信憑性チェックツールによるデータチェックに対応できます。さらには、レイヤー別に写真・電子小黒板・図形などを分けられるSVG形式にも対応しているため、工事業務の納品にも対応が可能です。

追加費用なしで工事写真台帳の作成を電子化できるため、まずは無料プランから活用してみてください。