写真報告書の作成業務をゼロに。給水・排水設備改修の総合企業が取り組んだ業務改革とは？！  | 株式会社タイコー様

工事写真をまとめて報告書を作成する作業は、後回しにされることが往々にしてあります。そのため、報告書作成が納期間近に集中してしまい、組織全体として残業が増えてしまいます。

その理由はいくつか考えられます。

• 工事写真が届くまでに時間がかかる
• 現場作業員に聞かないと報告書を正確にまとめられない
• 作業員は目の前の仕事に追われている

業務改革に取り組んでいる企業はこのような問題をどのように解決しているのでしょうか。

今回、給排水設備の改修工事をメイン事業とされている株式会社タイコー様の取組みを、社長室 経営企画室 室長の吉田将央様より伺いました。水回りリニューアルのリーディングカンパニーであるタイコー様の取組みは、自社だけでなく下請会社様の生産性をも向上させます。

1.給排水設備工事のリーディングカンパニーとして

ー貴社の事業について教えてください。

株式会社タイコー※はおかげさまで30周年を迎えました。排水管・給水管・給湯管の「調査」「施工・検査」「アフターサービス・メンテナンス」を専門に、マンションの水回りをトータルサポートさせていただいております。

大手建設会社様やマンションの管理組合様から仕事を請け、完工時に報告書を提出しております。業務拡大に伴い、社員数ならびに下請業者とのお取引も増加いたしました。必然的に取り扱う報告書の量とその業務時間が増加しております。

※独自の排水管更生技法「CSC工法」や特許で注目を集めている。「CSC工法」とは排水管更生工事に「抗菌」機能をプラスしたサイクロンスーパーコート工法の事でスピーディーな研磨と汚れがつきにくい抗菌ライニング材により、マンション・ビルの痛んだ排水管の長寿命化とメンテナンスコストの削減を実現する新工法。

2.報告書が山積みになる地獄の決算期

ーこれまで報告書はどのように作成、提出されていましたか？

従来、報告書の作成は下請業者の分も含め、全て自社で行ってました。下請業者とのやり取りの場合、現場で撮影された写真データ（SDカード）を郵送、もしくは作業終了後に車で運んでもらい、その後、報告書を編集していました。

数十枚の写真の中から報告書用のものを選定する必要があり、必然的に写真枚数は膨大となり、受取にも作成にも時間と労力を要しました。

また、当社作業員の場合は、日中は現場に出ているため、夕方に会社に戻ってから報告書の作成となります。業務時間内に作業を終えることが困難で残業発生を避けられない事が企業としての課題でした。

ー協力会社様とはどのような連絡体制でしたか

不具合箇所等があった場合、実際に現場に携わった作業員にしか内容が分からない事があります。しかし、確認を取ろうにも日中は現場に入っています。連絡が取りづらく、夕方帰社してから電話やメールでやり取りが行われていました。

そういった中で写真の不備や不足が判明した場合には、後日もう一度現場に行き写真を撮り直す事も多々ありました。

3.『ミライ工事』アプリ導入で向上した３つの効率性

ーアプリを活用して仕事はどう変わったでしょうか？ 

報告書作成までのリードタイムが短縮しました。

以前はお客様に報告書を提出するまで2週間という期日を設けていましたが、受取・作成だけでも1週間以上かかり、そこから修正や社内申請、発送準備などを含めると期日ギリギリの提出となっていました。

アプリを導入してからは、報告書の作成に最も時間を費やしていた工事写真台帳が撮影と同時に作成されるようになりました。業務の簡素化・作業員の負荷軽減・工数軽減に繋がり、結果、業務フローが大幅に改善されました。

また、事務員をアプリの管理者ID※に設定する事で、現場で撮影した写真を社内でリアルタイムに確認・修正することが可能になりました。

※管理者IDから全現場（台帳）をリアルタイムに確認、編集できる。
場合によってはトーク機能やファイル共有機能でやり取りは完結される。

ー作業時間の短縮と平準化ですね。

会社に戻らなくても現場で工事写真台帳を作成できるようになりましたので、作業員にとって大幅な負担軽減に繋がったと実感しています。それにより残業代の削減にも繋がりました。

管理者が現場で内容を確認できるようになったこともメリットの一つです。スマートフォン一つで、撮影・報告書作成・修正・関係者間での確認、全てが可能になりました。経営側の立場としても、事務員の工数削減による経費抑制のメリットがあります。

弊社としては、今後は削減された時間を、主にカスタマーサービス提供時間へシフトさせることを狙っています。

ーその他にも改善されたポイントはありましたか？ 

報告書の作成が自動化されるという認識が作業員に浸透することは、すなわち標準化の促進にも繋がります。社員・下請業者を問わず、同じフォーマットでリアルタイムにクラウドのデータベースから情報取得が可能になりました。

万が一、不備があった場合にもその事案に対し即「コメント」ができ、工事写真の撮り直しもリアルタイムに可能です。再度、写真を撮りに現場に行くという事もなくなりました。データをクラウドから取得することで、従来発生していた郵送代等がなくなり、コスト軽減にも役立ちました。

4.協力会社の生産性も変える仕組みとは

ー協力会社さんとの体制も変わりましたか？

ご依頼主様へ報告書を提出する責任のある弊社としては、実際に現場で作業をする下請業者と、情報を正確に伝達・共有する必要があります。「ミライ工事」により、撮影＝工事写真帳の作成となりますので、伝達・共有のフローが大幅に省略され、弊社はもちろん下請業者の作業効率化にも繋がりました。

ー改善効果はどの程度でしょうか？

弊社の見立てでは時間、費用共に約1/3に削減できました。 

5.なぜ「ミライ工事」が選ばれたのか？

ー「ミライ工事」を導入したきっかけは何でしょうか？

他社ベンダー様のツールとも比較・検討しました。そのうえで、「ミライ工事」を選定した理由は、「操作が簡単な点」「改ざんが出来ない点」「容量を気にしなくて良い点」の3点です。

１「操作が簡単」

作業員の中には、ITに疎く”アプリ”というキーワードだけで難色を示す者も多かったので、いかにアプリ利用を普及させていくかという高いハードルがありました。

しかし、実際に「ミライ工事」に触れてみて機能と操作のシンプルさに驚きました。これなら老若男女問わず使えると確信しました。結果としても作業員にすぐに受け入れてもらう事ができ、現場にも運用が浸透していきました。

２「改ざんができない」

電子黒板機能の一つに、JACIC（一般財団法人 日本建設情報総合センター）認定のチェックシステムが搭載されているということを伺いました。アプリで撮影した写真・画像データと撮影日の改ざんを検知出来るというのも決め手の１つでした。

３「容量（写真の枚数）を気にしなくて良い」

ジョイントベンチャーのように１つの案件を何社かで行う場合は、案件毎に手離れが良いアプリの導入を検討すると思いますが、弊社の場合は下請業者がいます。

どちらがどのように費用負担するかという議論が想定されました。容量課金が不透明な仕様ではなく、月額費用が明確で枚数に影響を受けにくい料金体系である必要がありました。

他にもパッケージソフトと比べた場合に、クラウドアプリに分がありました。「最新の環境で常に使う事が可能な点」「初期費用が必要ない点」が決め手でした。

太陽工業様には、アプリ機能追加の面でも、弊社からお伝えした要望に迅速に対応していただきましたので感謝しています。私たちの業界を理解して頂いているという印象で、大変満足しております。

ーアプリ導入に対して不安はありましたか？

私は元々、他業界におり、この業界に携わった際には、全体的な傾向としてITリテラシーが低いという印象を受けました。未だに”IT=難しい”という固定観念に囚われおり、「どのようなツールを選定するか」ではなく「どこの業者から選ぶか」という判断が通ることも少なくありません。

操作や運用面で常に不安が付きまとい、問合せやメンテナンスの対応がどうか？という話に終始するためです。他のITツールで、何度も説明会を実施し、それでも導入を断念したケースもあります。私自身、当初はアプリ導入にあたって実際に浸透していくのかという不安がありました。

「ミライ工事」をトライアルで試してみたところ、現場で早速使い始めたことが分かりました。現場から写真台帳を共有するURLが送られてきたのです。遠方の現場からです。それもアナログなやり方が根付いていて、当初アプリ利用に抵抗を感じている人からでした。

実際に触れてみて想像以上に操作が簡単だったことが要因と考えます。また、作業員から「早く有料ライセンスにして欲しい」という声も聞くようになり、この浸透の早さは嬉しい誤算でした。

ーこのアプリをお薦めするとしたらどのような方でしょうか？

元請会社様や同業者です。

国土交通省が「働き方改革」のテーマで推進している「建設業働き方改革加速化プログラム」には、長時間労働の是正、給与・社会保険、生産性向上という３つのキーワードがあります。簡潔に言うと「業務効率化を高め、労働時間を短くし、暮らしを豊かにする。」ということです。

元請会社様がICT活用を推進することは、下請業者の負担軽減にも繋がり、仕事全体の効率化にも役立つと考えられます。

現場から会社に戻って報告書を作成している企業はまだまだ沢山あると思いますし、その働き方が当たり前だと思っている社員も多いと思います。ですので、業界を牽引しているフラッグシップカンパニーがトップダウンで進める事がこの業界には必要不可欠だと確信しております。

また、個人的にはこれからの時代、業者間の結びつきが益々必要になってくると考えます。業者間の関係性を構築せずに企業に未来はない、のではないでしょうか。どうしたら困難を解決できるか、ステークホルダーと一緒に考えていきたいです。

「コミュニケーションが取れない」「無駄な作業が続いている」。こんな状況を、ICTを駆使して改善していきたいです。この業界の働き方も変えていきたいと私は考えています。そういった意味でこの「ミライ工事」は画期的ですし、皆様におかれましては、是非ご検討されてみてはいかがでしょうか。

ー吉田室長、ありがとうございました！

　複数人でリアルタイムに台帳を編集。現場負担を大幅に削減！コミュニケーション機能による複数現場の管理で、報告・相談がよりスムーズに。