報告書作成を現場で完結。『ミライ工事』の導入で従業員の残業・疲弊を大幅に削減  | 株式会社エフエスユニ

貴社の事業内容について教えてください。

当社は、医療機関を対象に修理・保守点検・感染対策・機器販売を行う医療機器メンテナンスの会社です。中でも、医療ガス設備の保守点検を主力業務としており、他にも施設内の電気設備・空調設備のメンテナンス、手術室の環境維持・測定・清掃といった幅広い業務に携わっております。

一般の方が関わる機会がなく、表から見ることが難しい仕事ではありますが、人の健康・命をつなぐ重要な仕事です。安心安全な医療環境を保つため、医療にかかわる設備のトータルサポートを実施しています。

現場で写真整理ができないため、時間経過によって撮影内容が分からず混乱

当社が実施する保守点検・修理・設備工事では、すべての業務で作業写真の撮影・資料作成を行います。このとき、リアルタイムで写真を整理できないこと、そして撮影した写真の内容を忘れてしまうことが課題でした。

例えば、現場でデジカメやスマートフォンを用いて写真撮影、帰社後に写真整理や資料作成を行うという流れで業務を進行します。しかし、写真撮影から写真整理までに時間がかかることもあり「ここに写っている作業って何の作業？」と写真の内容が分からなくなることが多々ありました。

現場で撮影する写真の枚数が多いことはもちろん、当然不要な写真も含まれています。写真すべてをチェックしたうえで、報告書にまとめる写真を選定する、また写真内容の確認にタイムロスがあることも含めて、現場以外の部分で大幅な時間を消費していました。

また現場によっては、ホワイトボードや黒板に手書きでコメントを書く作業が必要です。書き間違えの修正はもちろん、手書きの手間などもかかってしまうため、とにかく時間の消費を改善しなければならないと考えていました。

操作性・使いやすさに惹かれ『ミライ工事』を導入

写真撮影や写真整理に時間がかかってしまうあおりを受け、従業員の残業時間が徐々に増えだしました。それに伴い、本業がおろそかにならないまでも、前日の帰りが遅くなって疲れが顔に出ている従業員が大勢いたのです。このままでは、本業への影響は避けられない。そう考え、何か良いソフトはないか調べ始めました。

最初は、何を導入してよいのか分からないこともあったため、紹介されるがまま他社ソフトを導入しました。しかし、他社ソフトを使ってみたところ、使い勝手が悪く、融通の利かない部分がいくつもありました。確かに便利ではありますが「ちょっと違うな」「しっくりこないな」という印象が強かったのです。そういった理由もあり、再度弊社の目的や要望を洗い出し、導入するアプリを再検討しました。そこで出会ったのがミライ工事のアプリです。

「こっちのほうが全然使いやすいな」

最初に感じたのはそんな印象でした。弊社の求める使いやすさなども反映されているアプリでしたので、検討の末、最終的にミライ工事のアプリを利用することに決めました。

電子黒板機能・報告書テンプレート機能が現場を効率化した

ミライ工事は、撮影時に表示される電子黒板機能や報告書テンプレート機能が便利だと感じています。

まず電子黒板機能を使用することによって、手書き黒板の撮影時のブレ、修正といった手間から脱却できました。また、ミライ工事のMY黒板という機能を使えば、自分好みのテンプレートを登録できます。撮影状況に合わせてテンプレートを引っぱり出せるため、素早く写真撮影を準備できます。

次に、報告書テンプレート機能を使ったことによって、現場作業中にほとんどの写真整理が完了するようになりました。一部、写真の並び替えといった作業が必要ですが、作業終了に合わせて報告書が完成しているような状況です。仕事が終わったらそのままPDF化してメールで送信するというスムーズな対応ができるようになり、発注者から「もう出来たんですか」「早いですね」「助かります」と声をかけてもらえるようになりました。

上記の魅力も含め、1業務の検収・請求スピードが向上したように感じています。弊社では医療機関と直接取引する以外にも、ディーラーなどを介して仕事する機会が多々あります。ディーラーとやり取りする場合には、素早い資料提出が求められますので、とにかくスピード感が重要です。以前までは大慌てで作業しなければなりませんでしたが、ミライ工事を導入してからは、スムーズに資料提出できるようになりました。

『ミライ工事』の導入により社内作業が大幅に削減される

ミライ工事のアプリを導入した結果、現場作業中に写真整理を行えるようになり、帰社後の作業を大幅に削減できました。

例えば、写真台帳のテンプレートに直接写真・コメントを掲載しながら現場作業を行えるので、現場作業中に報告書がどんどんできあがっていきます。また、ほとんどの作業を現場で完結できるので、事務所に戻ってからの作業は、写真の並び替えといったシンプルな作業だけになりました。

残念ながら、どれくらいの時間を削減できたのか具体的な計測は行っていません。ただし、帰社後の作業がほぼ削減できたため、明らかに以前よりも作業効率化したと実感しています。当社では他にも複数の業務を行っていますが、その中でも写真報告書においては「あれ、今日はみんな帰りが早いな」と思うくらい、職場環境が変化しています

ディーラーといった現場に関わる発注者側におすすめのアプリ

ミライ工事のアプリは、当社のような現場作業を行うユーザーだけでなく、ディーラーといった発注者側のユーザーにおすすめのアプリだと思います。

ディーラーの場合、担当者が一緒に現場作業を行うケースも少なくありません。実際、当社の従業員と一緒に作業していると「そのアプリ便利ですね」というように声をかけてもらいます。ミライ工事は外注先へのアプリ共有も行えるため、発注者側となるディーラーが導入していれば、大幅な作業効率化を図れるのではないかと考えます。

チーム連携やカスタマイズの柔軟性にさらなる進化を期待

また、ミライ工事にはアカウントごとのカスタマイズ機能が搭載されていますが、できればさらに詳細なカスタマイズ機能があるといいな、と考えています。

例えば、台帳ごとのカスタマイズ機能があれば、導入企業によって違う現場ニーズに対応しやすくなるはずです。アカウントごとカスタマイズしてしまうと、すべての台帳のカスタマイズが変更されてしまうため、アプリの柔軟性が向上するとさらに使いやすくなると思います。

―ありがとうございました。